Benkeforslag i borettslag og sameier

Benkeforslag i borettslag og sameier kan være en god måte å påvirke beslutninger direkte i et møte.

Med benkeforslag kan eierne påvirke ved å foreslå alternative løsninger eller kandidater direkte i møtet. Helt uten at forslaget har vært varslet i forkant. Det kan endre utfallet av valg og vedtak.

Med en slik demokratisk tilnærming åpnes det for en mer åpen og inkluderende møteprosess.

Hva er benkeforslag i borettslag og sameier?

Et forslag som ikke er forhåndsvarslet i møteinnkallingen, men fremmes muntlig og direkte i et møte, betegnes som benkeforslag i borettslag og sameier.

Forslaget kommer ikke fra styret eller valgkomiteen, men fra «fra benken» – det vil si: de andre deltakerne i møtet.

Eksempelvis kan det være at noen i møtet har en løsning eller en idé som de kom opp med der og da. Med benkeforslag får de muligheten til å dele forslaget underveis i møtet. Helt uten å måtte planlegge og å sende inn forslaget skriftlig på forhånd.

Det er en demokratisk måte å la alle dele sine forslag ettersom det åpner for spontane og uplanlagte innspill.

Når fremmes benkeforslag typisk i borettslag og sameier?

Vanligvis er det i generalforsamlingen i borettslag eller i årsmøtet for sameier at det åpnes mulighet for benkeforslag.

Benkeforslag dukker ofte opp når det skal velges styrekandidater, nytt styre, ved endringer, formulering av vedtak, motkandidat til styreleder, innspill til budsjett eller fordeling av kostnader.

En kan bare fremme benkeforslag i saker som allerede er varslet i møteinnkallingen. En kan ikke komme med helt nye saker. Alle skal ha muligheten til å forberede seg i forkant av selve møtet.

Forslag må fremmes under behandlingen av den aktuelle saken i møtet. Forslagene må komme før saken avgjøres og vedtak(ene) fattes.

Merk at dersom styret har valgt å avholde møtet digitalt, har beboerne likevel rett til fysisk møte. Minst to eiere, eller eiere som til sammen representerer minst en tiendedel av stemmene, kan kreve at møtet gjennomføres fysisk.

Hvordan håndteres slike forslag i borettslag og sameier?

Møteleder har ansvar for å håndtere benkeforslag på en god måte, blant annet ved å sørge for at forslagene er relevante og forstått av alle.

Det kan være lurt å ta stilling til og avklare dette:

Er forslaget relevant for den aktuelle saken som behandles nå?

Har forsamlingen fått med seg innholdet i forslaget? Kommer det tydelig frem?

Møteleder må også sørge for at stemmegivningen og protokollføringen er korrekt.

Hva bør styret tenke over i møter der benkeforslag kan fremmes?

Styret bør være forberedt på at det kan dukke opp slike forslag i løpet av møtet. Da er det viktig at styret møter forslagene med fleksibilitet og åpenhet.

Forslag fra «salen» er like gyldige som forslag fra styret så dermed krever de lik behandling.

Vanligvis har eier i både borettslag og sameier en stemme.

Det kan være bestemmelser om et visst antall stemmer i forhold til antall representanter, eller flertallet av de som er tilstede. Eksempelvis har noen borettslag eller sameier krav på minst åtte representanter for at et forslag skal kunne vedtas.

Det kan være bestemmelser om et visst antall stemmer i forhold til antall representanter, eller flertallet av de som er tilstede. Eksempelvis har noen borettslag eller sameier krav på minst åtte representanter for at et forslag skal kunne vedtas.

Med en rettferdig og systematisk fremgangsmåte kan man enklere unngå forvirring og misforståelser.

Tips til styret og eiere

Møteleder og styret bør ha dette på plass:

• Sørg for at alle som deltar på møtet kjenner til rettigheten ved å kunne fremme benkeforslag
• Ha gode prosedyrer og rutiner for håndtering av slike forslag
• Møt forslag med profesjonalitet og åpenhet

Tips til eiere og beboere:

• Still forberedt. Ønsker du å fremme et benkeforslag kan det være greit å ha tenkt over formulering og hvordan du ønsker det skal legges frem
• Tenk gjennom gode argumenter for hvorfor forslaget er aktuelt
• Det kan være lurt å koordinere med andre eiere eller beboere og diskutere med de på forhånd. Det kan hjelpe å fremme forslaget med støtte fra andre.

Forretningsfører fra Boligtall bistår styret i møter

Boligtall sine forretningsførere kan bistå styret i møter. Vi sørger for at møter håndteres profesjonelt, og i tråd med gjeldende regelverk.

Med vår bistand kan styret få råd og støtte i behandling av benkeforslag.

For oss er det viktig å bidra til en ryddig prosess for avstemning, kommunikasjon med eiere og protokollføring.