Årsmøtet er øverste organ

Årsmøter og generalforsamling i borettslag og sameier er deres høyeste beslutningsorgan.

Hvor godt et årsmøte blir, avhenger ofte av forarbeidet og strukturen i møtet. Det er viktig at det er gjort et godt forarbeid på saker som legges frem, at saker som ikke er en del av årsmøtet håndteres utenom. Ikke minst er det viktig at møtet gjennomføres strukturert.

Boligtall hjelper borettslag og sameier med formalia som innkalling, saksforberedelser og ikke minst gjennomføring av selve årsmøtet.

Hva skjer på årsmøter og generalforsamling?

Årsmøtet er et årlig møte som kan virke samlende, eller splittende, for det mikrodemokratiet et borettslag eller sameie er.

Styret bør oppfordre eierne til å møte, eller sende fullmakt. Det spiller faktisk en rolle hvor mange som fysisk møter opp.

På generalforsamling og årsmøte tas beslutninger som påvirker den kommende driften. Alle som bor i et borettslag eller sameie må forholde seg til det fellesskapet har bestemt.

Er oppmøtet lavt kan et mindretall, kanskje med særinteresser, bestemme. Det bør derfor være en målsetting at generalforsamlingen eller årsmøtet er noe eierne tar seg tid til og har lyst til å få med seg.

Planlegging – nøkkelen til suksess

Et årsmøte er for de litt mer omfattende sakene.

Forberedelser og planlegging er nøkkelen til en vellykket gjennomføring.

Har styret forberedt seg godt, og legges sakene frem på en ryddig måte med både for- og motargumenter, blir det lettere å gjennomføre møtet med effektive avstemminger.

Ha en tydelig saksliste

En tydelig saksliste med klare forslag til vedtak er en forutsetning.

Alle saker som kommer inn, enten de kommer fra styret eller fra eiere, må være godt nok gjennomarbeidet til at det kan fattes et vedtak på møtet.

Det vil si at forslag må inneholde nok informasjon og være belyst fra flere sider, samt at det må følge med et forslag til vedtak.

Sett dato for årsmøtet tidlig

Årsmøtet skal holdes innen utgangen av juni.

Likevel bør datoen fastsettes så raskt som mulig ved årets begynnelse. Med en fastsatt dato er det enklere å forholde seg til frister og oppgaver som skal gjøres. Varsel kan da også sendes eierne – sammen med en frist for innmelding av saker.

Innkalling til årsmøte

Varsel og innkalling skal sendes til borettslagets eller sameiets eiere. For det er bare eierne som har stemmerett.

I innkallingen skal det følge med en saksliste som inneholder forslag til vedtak. Det er viktig å merke seg at innkallingen kun skal inneholde fullstendige saker som det er mulig å ta en beslutning på.

Skal regnskapet godkjennes, må det også legges ved.

Innkallingen kan med fordel sendes elektronisk, da epostadresse er likestilt med postadresse.

Forretningsfører som mottaker av forslag

Styreleder eller forretningsfører mottar alle innmeldte saker fra eierne. De må avgjøre om den aktuelle saken er en sak for årsmøtet eller ikke.

En erfaren forretningsfører ser raskt hva som må opp på årsmøtet og hva som omhandler daglig drift, og dermed kan behandles utenom årsmøtet.

Forretningsfører har også ofte et blikk for om en sak er tilstrekkelig forberedt – og kan eventuelt ta dialogen med innsender om manglende beslutningsgrunnlag eller tydeliggjøring av forslag med mer. 

Gjennomføring av årsmøte

For at årsmøtet eller generalforsamlingen skal fungere effektivt må styret være godt forberedt – og møteleder gjøre jobben sin. 

Ønsk velkommen, informer om planen for årsmøtet og velg møteleder.

Det kan ofte være effektivt å bruke forretningsfører som møteleder, da det er viktig at møteleder er forberedt, kjenner sakene og holder seg til sakslisten. Forretningsfører er også kjent med prosedyrer og avstemmingsregler.

Behandling av saker på årsmøte

Det er kun saker som er oppført i innkallingen som skal behandles.

Dukker det opp nye saker bør disse avvises av møteleder – unntaket er hvis absolutt alle med stemmerett er til stede, og kan ta en beslutning der og da.

Saker på årsmøtet må være godt opplyst og det må presenteres et forslag til vedtak for hver enkelt sak.

Det skal komme tydelig frem av møteprotokollen hva som blir vedtatt. Dersom det dukker opp ny informasjon i løpet av møtet som gjør at et eventuelt vedtak vil bli ufullstendig, må saken utredes videre og tas opp igjen på et senere tidspunkt.

Avstemming og vedtak

Generalforsamling og årsmøte kan fatte vedtak, gi instrukser til styret eller omgjøre tidligere vedtak. I de fleste saker holder det med simpelt flertall. Større saker som vedtektsendringer og lignende krever 2/3 flertall, og noen få saker krever også enstemmighet. Ved stemmelikhet er det tilfeldighetene som rår, det vil si at ifølge borettslagsloven skal avgjørelsen da skje ved loddtrekning.

Avklar fullmakter og øvrige stemmeberettigede før møtet starter, da det kun er stemmeberettigede som kan avgi stemmer, og hver andels- eller seksjonseier har kun 1 stemme, uavhengig av om vedkommende eier flere leiligheter.

Protokoll og styreendringer

Protokoll fra årsmøtet er viktig, og den skal kun inneholde faktiske beslutninger og vedtak.

Ved siden av å styre møtet er møteleder ansvarlig for protokollførsel av alle saker som behandles og alle vedtak som fattes.

Protokollen er tilnærmet en kopi av innkallingen, men inneholder i tillegg alle beslutninger og vedtak. Det er viktig å melde eventuelle endringer i styret til Brønnøysundregistrene.

Boligtall – holder orden på årsmøte

Velger dere Boligtall som forretningsfører, sørger vi for at alle formaliteter og frister blir overholdt.

Vi sikrer at all nødvendig dokumentasjon følger innkallingen, og følger opp alle frister. Vi kan sortere alle innkomne forslag. Ved mangelfull informasjon eller dersom en sak ikke er belyst godt nok for å kunne ta beslutning, kan vi ta kommunikasjonen med forslagsstiller.

Dersom det ikke er en sak for generalforsamlingen eller årsmøtet sier vi også fra om dette. 

Boligtall består av kunnskapsrike og erfarne forretnings- og regnskapsførere. Vi er spesialister på borettslag, sameier og boligselskaper og gir råd ut fra borettslaget eller sameiets totalsituasjon, ikke bare ut fra regnskapstallene. 

Våre forretningsførere er tett på og er opptatt av å ha en god dialog både internt og eksternt. Kombinert med høy faglig kunnskap, presise leveranser og en stor porsjon sunn fornuft fører dette til god regnskapsføring og ikke minst et godt samarbeid.

Boligtall bistår med nærmest alt innen forretningsførsel, regnskap og økonomistyring.

Styreglede.no – en kilde til informasjon for styremedlemmer

Er du usikker på frister, formelle krav, innhold eller gjennomføring av selve generalforsamlingen eller årsmøtet finner du mye nyttig informasjon og tips på styreglede.no.

Her finner du også mye annen nyttig informasjon vedrørende det å være styreleder eller styremedlem i et borettslag eller sameie.