Gjennomføring av årsmøte

Gjennomføring av årsmøte i sameie eller borettslaget må skje på en effektiv måte.

Boligtall bistår borettslag og sameier med planlegging, innkalling, gjennomføring og oppfølging av årsmøter og generalforsamlinger. For både store og små borettslag og sameier.

Hvordan gjennomføre årsmøte?

Dette er et formelt møte. Et møte hvor styremedlemmer velges, regnskap og budsjett godkjennes og beslutninger fattes.

Styret må være godt forberedt. Agenda og saksliste må følges, taletiden begrenses og ikke minst må stemmeavgivningen utføres riktig.

En forutsetning for å klare dette er å ha en myndig, tydelig og ryddig møteleder. En som evner å sette strek, parkere lite relevante innspill – men samtidig er lyttende og fleksibel slik at viktige argumenter blir hørt og hensyntatt.

Nøkkelen til effektive møter

Høyeste myndighet i borettslag og sameier er generalforsamlingen eller årsmøtet. Beslutninger som fattes her, setter rammene for hva styret skal bruke tiden på i den kommende styreperioden.

Et borettslag eller sameie er mini-demokratier, og som ved Stortingsvalg og andre valg spiller det en avgjørende rolle hvor mange som møter opp. Møter bare et mindretall av eierne opp, kan de bestemme over flertallet. Styret bør derfor oppfordre alle eierne til å møte, eller sende fullmakt.

For at eierne skal ønske å møte opp, kan ikke årsmøtet bli et rent «kaffeslabberas». Ved gjennomføring av årsmøte er det viktig at saker som bør ta 5 minutter, ikke tar 30 minutter eller mer.

Like viktig er det at møteleder ikke stadig lar seg vippe av pinnen av sterke personligheter og personer med sterke meninger. 

At ikke-relevante innspill parkeres – samtidig som relevante synspunkter kommer frem og «alle» blir hørt.

Effektiv gjennomføring av årsmøte avgjøres av mange faktorer

Et effektivt gjennomført årsmøte avhenger av mange faktorer, men kort oppsummert er gode forberedelser, klar agenda og saksliste, gode saksfremleggelser, myndig møteledelse og klare beslutninger det viktigste.

• Riktige prosedyrer for behandling
• Klare beslutninger
• Et styre og en møteleder som er godt forberedt
• Møteleder holder agendaen – og sørger for at man kommer tilbake til saken om (når) praten sklir ut
• Møteleder stopper nye saker som bringes inn – eller flytter dem til eventuelt
• En god oppsummering hvor beslutninger kommer klart frem
• Vedtak og beslutninger følges opp og man holdes informert om fremdrift

Gjennomføring av årsmøte – forberedelser

Mye av det som kan gå galt på et årsmøte skyldes dårlig planlegging.

På selve dagen for gjennomføring av årsmøte bør styret møte i god tid, gå gjennom agendaen og de sakene som skal legges frem og rette eventuelle mangler.

• Sjekk at eventuelle tekniske hjelpemidler fungerer.
  
• Sørg for at det som eventuelt skal serveres er satt frem, og at stemmesedler og annet materiell som trengs er på plass.
  

Avklar fullmakter og øvrige stemmeberettigede før møtet

Hver andels- eller seksjonseier har 1 stemme, uavhengig om vedkommende eier flere leiligheter. Den som teller stemmesedler og fullmakter må påse at de stemmer med listen over eiere.

Det er svært viktig at det kun er stemmeberettigede som avgir stemmer, og ikke leietakere.

Noter hvor mange stemmer som er representert, hvor mange stemmer som skal til for å få simpelt flertall, og hvor mange som må til for å få 2/3 flertall, dersom det er saker som krever dette.

Formell igangsettelse av årsmøtet

Styreleder ønsker velkommen og informerer om planen for årsmøtet.

For at det skal bli en effektiv gjennomføring av årsmøte, bør det ikke gis rom for å diskutere om denne planen er ok.

Det er sjelden bemerkninger til innkallingen og sakslisten. Ved eventuelle bemerkninger, noteres disse til neste møte, og man går raskt videre.

Valg av møteleder

Styreleder er møteleder, med mindre man velger en annen. Dette kan for eksempel være forretningsfører eller en advokat. Møteleder er også ansvarlig for protokollførsel av alle saker som behandles og alle vedtak som fattes.

For en effektiv gjennomføring av årsmøte er det viktig at møteleder er forberedt og holder seg til sakslisten. Når regnskapet skal godkjennes, skal samtalen handle om regnskapet Ikke noe annet.

Hvis det kommer opp noe som er relatert til en annen sak på listen, tas dette opp når årsmøtet skal behandle den aktuelle saken. Dette prinsippet gjelder for alle punkter på sakslisten.

Saker som ikke står på sakslisten

Det er ikke uvanlig at det kommer opp saker som ikke står på sakslisten, og som heller ikke har noe på et årsmøte å gjøre.

Eksempelvis har noen har blitt forfordelt en parkeringsplass, man liker ikke naboens nye katt, en dørpumpe fungerer ikke som den skal eller at renholdet ikke er godt nok. Slike saker tas opp direkte med styret når de oppstår, diskuteres på dugnad eller tas opp på et beboermøte med styret tilstede, ikke ved gjennomføring av årsmøte.

Som det står i Lov om Eierseksjonssameier i § 44:

Uten hensyn til om sakene er nevnt i innkallingen, skal det ordinære årsmøtet

a) Behandle styrets eventuelle årsberetning

b) Behandle og eventuelt godkjenne styrets regnskap for foregående kalenderår

c) Velge styremedlemmer

Det er ikke krav om rekkefølgen på behandlingen av disse, men det kan være lurt å avklare valg av nye styremedlemmer før man begynner på de sakene som ikke er faste. Dette for å sikre at valget gjennomføres innenfor møtets tidsramme, mens alle er tilstede.

Hvilke saker skal behandles på årsmøtet?

Saker som ikke er oppført i innkallingen kan ikke behandles.

Den enkelte skal vite hva hen går glipp av ved å ikke møte, og eierne skal ha tid til å forberede seg på sakene. Et unntak er hvis absolutt alle med stemmerett er til stede på møtet og kan ta en beslutning der og da.

Sakene må være godt opplyst og det må finnes et forslag til vedtak for hver enkelt sak, slik at det vil komme tydelig frem hva som blir vedtatt.

Det er her en presis innkalling kommer til nytte, da den reduserer møteleders arbeid under selve årsmøtet. En tydelig saksliste og tydelige forslag til vedtak reduserer muligheten for misforståelser og ekstraarbeid.

I de fleste saker er det simpelt flertall som gjelder, men større saker som ombygging, påbygging eller endring av bebyggelse eller tomt som går utover vanlig drift, krever 2/3 flertall. Dette kreves også ved kjøp og salg av eiendom, sammenslåing og endring av vedtekter.

Ved forslag om større prosjekter hvor borettslaget eller sameiet må ta opp lån, eller bruke en større del av fellesskapets midler, kan det lønne seg å flytte godkjennelse av budsjett til slutten av sakslista. Det er ikke styret som fastsetter budsjettet, men styret setter opp forslag til budsjett på høsten, og dette behandles på årsmøtet.

Under møtet har møteleder sakslisten foran seg, og noterer underveis om det kommer opp innsigelser mot forslagene.

Protokoll fra årsmøtet

Protokoll fra årsmøtet er viktig. Protokollen skal ikke inneholde alle argumenter og synspunkter som har kommet frem i diskusjonen rundt en sak. Den skal inneholde hva som ble besluttet, omtrent som en kopi av innkallingen, men i tillegg inneholde de aktuelle vedtakene. Eksempel på ordlyd i protokollen er:

Forslag til vedtak: Budsjettet foreslås godkjent
Vedtak: Budsjettet ble enstemmig vedtatt

Eller

Forslag til vedtak: Bygge lekeplass innenfor en ramme på 300 000 kroner.
Vedtak: Forslaget ble nedstemt med 51 mot 45 stemmer.

Når årsmøtet har kommet til enden av sakslisten, kan møteleder erklære møtet for hevet.

Det er litt etterarbeid som også må gjøres:

• Signere, ferdigstille og lagre protokollen så den kan gjøres tilgjengelig for eierne
• Sende inn protokollen til forretningsfører
• Endringer i styret skal meldes til Brønnøysundregisteret

Etter møtet er det mulig å organisere et eiermøte. Dette kan være en hyggelig anledning til å bli bedre kjent med naboene sine, og styret som er valgt inn til å drifte sameiet eller borettslaget i den neste perioden.

Følg opp alle beslutninger og vedtak

Det er en selvfølge at styret følger opp og gjennomfører de beslutninger og vedtak om blir fattet ved gjennomføring av årsmøtet eller generalforsamlingen.

Det kan likevel skje at noe ikke blir gjennomført eller utsatt av ulike årsaker. Det er derfor viktig å ikke bare å gjennomføre det som blir vedtatt, men også å informere eiere og beboere om gjennomføring og fremdrift. Dette viser handlekraft og gjennomføringsevne – samt sparer styret og styremedlemmene for unødvendige spørsmål om «hva skjer».