Årsberetning – i sameier og borettslag

En god årsberetning i et sameie og i et borettslag kan gi eierne et godt helhetsbilde av boligselskapet og hva som har blitt utført av arbeid det siste året.

Den har en viktig funksjon i å synliggjøre styrets arbeid og gi innsikt i økonomi, drift og planer. 

En gjennomarbeidet årsberetning kan gjøre det enklere å ta beslutninger om fremtiden.

Hva inneholder en årsberetning? Hvordan kan styret lage en rapport som er informativ og god?

Hva er årsberetning i et sameie og i borettslag?

Årsberetning er et skriftlig dokument som skal gi en god oversikt over- og innsikt i boligselskapets økonomiske utvikling, drift, aktiviteter, prosjekter, strategi og resultater det siste året.

Formålet med rapporten er å inkludere alle forhold som har en innvirkning og påvirkning på eiernes felles interesser. På den måten kan interessenter få en helhetlig forståelse av dagens situasjon i boligselskapet.

Årsberetningen er også relevant internt for styremedlemmer, spesielt nye styremedlemmer, da den gir en fin oversikt over selskapets posisjon utover det økonomiske.

Fremtidsplaner er også en del av årsberetningen og gir innsikt i hva styret vil fokusere på i tiden som kommer.

Årsberetning i et sameie og i borettslag – er det lovpålagt?

Tidligere var det et formelt krav å utarbeide årsberetning for sameier og borettslag. Slik er det ikke lenger.

I dag er det helt frivillig for styret å inkludere årsmeldingen på årsmøtet i sameiet eller generalforsamlingen i borettslaget. Selv om styret ikke må lage årsberetning, betyr det ikke at rapporten bør ekskluderes.

Snarere kan det være smart å fortsette å utarbeide årsberetning.

For nyinnflyttede, samarbeidspartnere og andre med interesse for boligselskapet kan en årsberetning bidra til å skape forståelse og innsikt. Den kan bidra til å skape tillit til boligselskapet som helhet.

Årsberetning i et sameie og i borettslag sendes ut skriftlig til eierne som en del av innkallingen til årsmøtet eller generalforsamlingen. Årsmøtet og generalforsamlingen må avholdes før utgangen av juni, jf. § 41 i eierseksjonsloven og § 7-4, første ledd i borettslagsloven.

Hva bør en god årsberetning inneholde?

En god årsberetning i et sameie eller i et borettslag inneholder normalt informasjon om- og status for boligselskapet innenfor disse områdene:

Styret

En oversikt over styrets sammensetning og eventuelle endringer i perioden. Navn på styremedlemmer, styreleder og varamedlemmer.

Styremøter

Viktige saker og antall styremøter i løpet av året som har gått.

Viktige hendelser

Hendelser i året som har vært. Det kan være alt fra vedlikeholdsarbeid, investeringer, utfordringer og tiltak som er utført.

Økonomisk utvikling

Status for boligselskapets økonomiske situasjon (overskudd, evt. underskudd) i forhold til fastsatt budsjett. Forvaltning av økonomiske midler – med henvisning til årsregnskapet.

Prosjekter

Eventuelle pågående eller fremtidige prosjekter.

Det kan være blant annet større vedlikeholdsprosjekter, oppgraderingsprosjekter, utskiftning av dører og vinduer til rørfornying, bytte av elektrisk anlegg eller brannsikring.

HMS og forsikringer

Informasjon HMS-tiltak, rutiner og HMS internkontroll.

Opplysninger om risikovurdering for bygninger og forsikringer. Hva dekker forsikringene? Har det vært noen endringer eller skader i løpet av året?

Vedlikeholdsplan

En oppsummering av arbeid med vedlikehold gjennom året og evt. viktige endringer i vedlikeholdsplanen.

Hvordan legge frem årsberetning i et sameie og i borettslag?

En god årsberetning bør ha en tydelig struktur for god orden. Den bør også være enkel å forstå og lese.

Her er noen tips for å legge frem årsberetningen:

Skriv med et tydelig og klart språk som både en forvalter og eierne forstår.

Et tips er å forklare hvorfor styret har kommet frem til sine beslutninger. Det kan oppklare saker og gi eierne forståelse for valgene.

Bruk punktlister ved oppramsing. Forklar med setninger skriftlig og utdyp muntlig der det er behov for det.

Årsberetning i et sameie eller i borettslag – Boligtall kan bistå

Våre forretningsførere har lang erfaring med å skrive årsberetning både for små og store borettslag og sameier i Oslo og omegn.

De har en god prosedyre på dette og vet hva som bør inkluderes i rapporten. De sørger for en grundig gjennomgang av alle forhold i boligselskapet for å gi et så nøyaktig bilde som mulig.

De vet hvordan informere seksjons- og andelseiere på en tydelig måte. Årsmeldingen kvalitetssikres og korrekturleses selvfølgelig før den sendes ut.

Dette er kun en av flere oppgaver våre forretningsførere kan bistå deres styre med. Les mer om hvilke andre tjenester vi leverer her.