Håndtering av klage – borettslag og sameier

Før eller siden vil det oppstå misnøye og klager i borettslag og sameier. Dette må styret i borettslaget og sameiet være forberedt på.

Med gode rutiner og en bevisst holdning til konfliktløsning, kan selv vanskelige saker håndteres på en rettferdig og profesjonell måte.

Her får dere i styret praktiske råd til hvordan klager kan behandles.

Ønsker dere rådgivning og veiledning for klagehåndtering?

Hvordan kan styret håndtere klager best mulig?

Klage i borettslag eller sameie kan ikke styret unngå. Det vil være beboere som klager på hverandre og noen klager på styret.

Styret bør ha rutiner rundt klagehåndtering. Det kan gjøre livet som styremedlem lettere.

Hva kreves av styret for god håndtering av klager i borettslag eller sameie?

Konflikter i et boligselskap er noe av det vanskeligste styret kan håndtere.

Å håndtere klager i borettslag og sameier krever menneskekunnskap, empati, upartiskhet og en god porsjon diplomatisk evne.

Det finnes ikke en fasit for god håndtering av klager, men det finnes ulike prosedyrer som kan være smart å følge. Lenger ned i artikkelen kan du lese mer om en prosedyre vi har god erfaring med.

Klager mellom beboere – ta raskt tak i problemet

Husordensreglene skal sørge for at mennesker som bor tett følger noen rammer for godkjent oppførsel. Det er beboere som ikke alltid følger reglene som gjelder for borettslaget etter sameiet.

Det er aldri gøy å klage på andre beboere som bryter reglene, og noen kan kvie seg veldig for å klage på naboen. Når styret mottar en klage fra en beboer, så kan det i mange tilfeller ha gått ganske langt.

Det er derfor viktig at styret tar tak i problemet og behandle klagen når de får vite om den. Det er ofte egne bestemmelser og regler for å avvise klage i borettslag og sameier.

Hvorfor prosedyre for klagehåndtering kan hjelpe

En prosedyre for hvordan klager bør behandles kan ofte hjelpe. Den kan sikre en rettferdig, oversiktlig og effektiv håndtering av konflikter.

Ved håndtering av klager er det viktig å ha en tydelig fremgangsmåte unngår man feil avgjørelser. Det skapes også forutsigbarhet og tillit til at saker behandles likt og seriøst.

Det reduserer risikoen for at konflikter eskalerer og gir både styret og beboerne et verktøy for å løse problemer på en ryddig måte.

Prosedyre for håndtering av klage i borettslag og sameier

1. Oppfordre den som ønsker å klage, å gå direkte til naboen og ta opp problemet på en ikke-konfronterende måte.
2.  
3. Personen som klager kan synes det er ubehagelig å ta opp ting med naboen. Det kan hende personen har forsøkt å klage uten hell. Kanskje har vedkommende allerede reagert på naboens oppførsel, men ikke oppnådd ønsket endring.
5. Da bør personen henvende seg til styret ved å sende skriftlig klage, enten i form av brev eller e-post. Inkluder tidspunkter, datoer og detaljert beskrivelse om hendelsen(e) i klagen. I tillegg til informasjon om at du har forsøkt å ta opp problemet med den det gjelder tidligere.
6.  
7. Når styret har mottatt klagen vil de ta kontakt med personen det klages på. De kan skrive en e-post og informere om at det er blitt observert brudd på husordensreglene. Oppfordre mottaker til å komme med en bekreftelse på at hen har mottatt klagen.
8.  
9. Styret må vurdere neste skritt, avhengig av tilbakemeldingen. Det kan hende at mottaker av klage ikke er enig i hvordan saken fremstilles eller føler seg urettmessig klaget på. Det kan gjøre saken mer komplisert. Styret forholder seg nøytral og lytter til begge parter for et helhetlig bilde av saken.
11. Skjer brudd etter innsendt klage, bør styret sende ut en ny klage. Fortsetter problemet så kan styret sende ut en skriftlig advarsel.

Det er ikke alltid slik at den som klager har rett. Derfor er megling og dialog alltid en viktig del av god klagehåndtering.

Hva sier lovverket om klage i borettslag og sameier?

Styret har alltid lovverket å lene seg på ved klagehåndtering. På tross av rammene disse gir, kan det likevel oppstå konflikter.

I de mest alvorlige tilfellene kan det gå så langt at man må til konfliktrådet for behandling av klagen.

Dersom det er uklart hvordan noe i lovverket kan tolkes, bør styret ha en lav terskel for å benytte seg av juridisk bistand.

Enten ved å finne advokat eller en forretningsfører som har god erfaring og kunnskap om gjeldende lover og regler.