Gjennomføring av årsmøte og generalforsamling

Gjennomføring av årsmøte, inkludert digitale årsmøter bør skje på en effektiv måte.

Ønsker dere hjelp med det?

Boligtall kan bistå med forretningsfører som planlegger, sender ut innkalling til årsmøte eller generalforsamling, gjennomfører møtet og følger opp i etterkant.

Kort om årsmøte og generalforsamling

Ordinært årsmøte må holdes innen utgangen av juni hvert år. Årsmøtet er den øverste myndigheten i boligselskapet.

Der skal boligselskapet ta avgjørelser som setter rammer for hva styret skal bruke tiden på i den kommende styreperioden.

Datoen for årsmøtet fastsettes av styret i henhold til vedtektene.

Møter bare et mindretall av eierne opp, kan de bestemme over flertallet.

Hva er nøkkelen til effektiv gjennomføring av årsmøte?

For effektivt møte med verdi bør styret:

• Oppfordre alle eierne til å møte, eller sende fullmakt.
• Være godt forberedt i forkant av årsmøtet. Det er avgjørende at årsmøtet følger agendaen og sakslisten, at taletiden begrenses og i tillegg må stemmeavgivningen utføres riktig.
• Ha en myndig, tydelig og ryddig møteleder. En som evner å sette strek, parkere lite relevante innspill – men som samtidig er lyttende og fleksibel. Slik at viktige argumenter blir hørt og tatt hensyn til.
• En møteleder stopper nye saker som bringes inn – eller flytter dem
• En god oppsummering, hvor beslutninger kommer klart frem
• Følge opp vedtak og beslutninger, så eierne holdes informert om fremdrift

Ønsker dere bistand?

Hvordan gå frem for effektiv gjennomføring av årsmøte?

Forberedelser

På selve dagen for gjennomføring av årsmøte bør styret møte opp i god tid. Gå gjennom agendaen og sakene som skal legges frem. Rett eventuelle mangler.

Sjekk at eventuelle tekniske hjelpemidler fungerer. Sørg for at det som eventuelt skal serveres er satt frem. Stemmesedler og annet materiell må også på plass.

Før møtet – Avklar fullmakter og stemmeberettigede

Det er vedtektene som bestemmer hvem som har stemmerett. Hver andels- eller seksjonseier har én stemme, uavhengig om vedkommende eier flere leiligheter.

Den som teller stemmesedler og fullmakter må påse at de er riktige i forhold til listen over eiere.

Det er svært viktig at det kun er stemmeberettigede som avgir stemmer, og ikke leietakere.

Noter hvor mange stemmer som er representert. Noter hvor mange stemmer som skal til for å få simpelt flertall.

Registrer også hvor mange stemmer som må til for å få 2/3 flertall, dersom det er saker som krever dette.

Formell igangsettelse av årsmøtet

Styreleder ønsker velkommen og informerer om planen for årsmøtet.

Det er sjelden bemerkninger til innkallingen og sakslisten. Ved eventuelle bemerkninger, noteres disse til neste møte, og man går raskt videre.

Gjennomføring av årsmøte – valg av møteleder

Styreleder er møteleder, med mindre man velger en annen. Det kan for eksempel være forretningsfører eller en advokat.

Møteleder er ansvarlig for protokollførsel av alle saker som behandles, og alle vedtak som fattes.

Etter møtet skal møteleder og minst én annen person signere protokollen fra årsmøtet.

Under møtet har møteleder sakslisten foran seg. Hen noterer underveis om det kommer opp innsigelser mot forslagene.

Hvilke saker skal behandles?

Loven sier at følgende saker skal behandles på årsmøtet: styrets eventuelle årsberetning og godkjenning av styrets regnskap for foregående kalenderår, jf. eierseksjonsloven § 44.

I tillegg vil valg av styre behandles på møtet.

Boligtall – holder orden på årsmøtet eller generalforsamlingen

Med Boligtall som deres forretningsfører kan dere forvente blant annet:

• At alle formaliteter og frister blir overholdt.
• All nødvendig dokumentasjon sendes ut på e post sammen med innkallingen. Den sendes ut med minst åtte dagers varsel og med høyst tjue dagers varsel før møtet.
• Ved ønske sorterer vi alle innkomne forslag. Ved mangelfull informasjon, eller dersom saken er for uklar for å kunne fatte vedtak tas kommunikasjonen med forslagsstiller.
• Kunnskapsrike og erfarne forretnings- og regnskapsførere. Spesialister på borettslag, sameier og boligselskaper.
• Dere får råd ut fra deres totalsituasjon, ikke bare ut fra regnskapstallene. 
• Våre forretningsførere er drevne møteledere. Spesielt ved gjennomføring av årsmøte og generalforsamlinger.
• Boligtall er selvsagt kjent med formelle krav, lover og regler.
• Vi er tett på. Forvent god dialog både internt og eksternt. Faglig kunnskap, presise leveranser og en stor porsjon sunn fornuft fører til god regnskapsføring og ikke minst et godt samarbeid.

På denne måten kan møtet oppleves konstruktivt, hyggelig og ikke minst effektivt.