Om ekstraordinær generalforsamling

I tilfeller hvor borettslag eller sameier må fatte mer akutte vedtak som ikke kan vente til neste ordinære møte, er ekstraordinær generalforsamling viktig for å ta riktige beslutninger.

Boligtall har erfaring med ekstraordinære generalforsamlinger og kan bistå dere med alle typer møter.

Hva er ekstraordinær generalforsamling?

En ekstraordinær generalforsamling er et møte som innkalles utenom det årlige ordinære årsmøtet.

Formålet med møtet er å behandle spesifikke saker som krever rask avgjørelse eller oppmerksomhet fra styret og beboerne.

Dette kan inkludere alt fra vedtektsendringer, større vedlikeholdsprosjekter eller håndtering av alvorlige konflikter.

Merk at for andelseiere i borettslag avholdes ekstraordinær generalforsamling, mens for seksjonseiere i sameier heter det ekstraordinært årsmøte.

Når typisk avholdes den?

En ekstraordinær generalforsamling avholdes typisk ved:

• Vedtektsendringer
• Godkjenning av større vedlikeholdsprosjekter
• Endringer i felleskostnader
• Bytte av forretningsfører
• Konflikter mellom styret og beboere

Hvem kan kalle inn til ekstraordinær generalforsamling?

I henhold til borettslagsloven og eierseksjonsloven kan følgende aktører kalle inn til en ekstraordinær generalforsamling:

Styret har rett og plikt til å innkalle dersom det oppstår saker som krever beslutning fra generalforsamlingen.

Revisor kan kreve innkalling dersom det oppdages økonomiske eller regnskapsmessige uregelmessigheter som krever beboernes oppmerksomhet.

Andelseiere eller seksjonseiere. Hvis minst en tiendedel av andelseierne i borettslaget, styret, eller revisor krever møtet. Det må gjøres skriftlig. For seksjonseiere i sameier arrangeres ekstraordinært årsmøte hvis enten styret, minst to sameiere som representerer minst 10% av stemmene sammen ber om det. Da må de oppgi spesifikke saker som skal tas opp.

Kravet må være skriftlig og inneholde en begrunnelse for hvorfor møtet er nødvendig.

Hvordan gjennomføres ekstraordinær generalforsamling?

Prosessen for å gjennomføre en ekstraordinær generalforsamling ligner på den ordinære generalforsamlingen, men med noen viktige forskjeller:

• Innkalling: Innkallingen må sendes ut skriftlig til alle andelseiere eller seksjonseiere med minst 3 dagers varsel. I innkallingen skal det tydelig fremgå hvilke saker som skal behandles.

• Saksliste: Kun de sakene som er oppført i innkallingen kan behandles på møtet. Dette sikrer at beboerne er informert og forberedt på hva som skal diskuteres. Saker utenfor sakslisten tas ikke opp.

• Beslutningsdyktighet: For at beslutninger skal være gyldige, må møtet være beslutningsdyktig. Dette innebærer at et visst antall stemmeberettigede deltar, avhengig av vedtektene til borettslaget eller sameiet.

• Avstemming: Vedtak fattes vanligvis med simpelt flertall, mens ved mer omfattende beslutninger som endring av vedtekter eller fusjoner kreves minst to tredjedels flertall.

Fordeler med ekstraordinær generalforsamling

Det gir muligheten til å håndtere kritiske saker raskt og effektivt, uten å måtte vente til det ordinære årsmøtet.

Dette sikrer at viktige beslutninger tas i tide. Noe som kan være avgjørende for økonomi, vedlikeholdsprosjekter eller konfliktløsning.

I tillegg gir det beboerne en følelse av medbestemmelse og åpenhet. De får muligheten til å bli hørt og kan påvirke beslutninger som direkte påvirker bomiljøet.

En ekstraordinær generalforsamling kan også bidra til bedre kommunikasjon mellom styret og beboerne. Det kan faktisk skape et mer harmonisk og velfungerende fellesskap.

Hva bør styret tenke på før innkalling?

Før styret kaller inn til generalforsamlingen og skal forberede, er det avgjørende å ha en klar og tydelig agenda som reflekterer de sakene som skal behandles.

Det er viktig å kommunisere tydelig med beboerne og sikre at informasjonen når ut til alle i god tid.

Å følge lovpålagte frister og formelle krav er essensielt for at møtet skal være gyldig.

Styret må også sørge for at møteprotokollen føres korrekt, slik at beslutningene som fattes blir dokumentert og juridisk bindende.

En godt planlagt og gjennomført ekstraordinær generalforsamling bidrar til tillit og samhold blant beboerne.

Boligtall kan arrangere og gjennomføre

Våre forretningsførere i Boligtall har lang erfaring med å bistå borettslag og sameier med å gjennomføre ekstraordinære generalforsamlinger.

Vi sørger for at prosessen er effektiv og juridisk korrekt, fra innkalling til protokollføring.

Våre digitale verktøy gjør det enkelt for beboerne å delta og stemme, enten fysisk eller digitalt, slik at alle stemmer blir hørt.