Nyttig å vite om ekstraordinær generalforsamling

Når viktige saker ikke kan vente til neste ordinære generalforsamling, er en ekstraordinær generalforsamling nødvendig.

Boligtall har erfaring med slike forsamlinger i borettslag og sameier og kan bistå dere i alle typer møter.

Hva er ekstraordinær generalforsamling?

En ekstraordinær generalforsamling er et møte som innkalles utenom den årlige ordinære generalforsamlingen (som er den øverste myndigheten i borettslaget eller sameiet).

Formålet med møtet er å behandle spesifikke saker som krever rask avgjørelse eller oppmerksomhet fra styret og beboerne. Dette kan også gjelde saker utenfor den vanlige agendaen som normalt behandles på ordinær generalforsamling.

Dette kan være vedtektsendringer, vedlikeholdsprosjekter eller alvorlige konflikter.

Merk at for andelseiere i borettslag avholdes ekstraordinær generalforsamling, mens for seksjonseiere i sameier heter det ekstraordinært årsmøte.

Når typisk avholdes møtet?

Møtet avholdes typisk ved:

• Vedtektsendringer
• Godkjenning av større vedlikeholdsprosjekter
• Endringer i felleskostnader
• Bytte av forretningsfører
• Konflikter mellom styret og beboere

Hvem kan kalle inn til ekstraordinær generalforsamling?

I henhold til borettslagsloven og eierseksjonsloven kan følgende aktører kalle inn til generalforsamlingen ved behov for ekstraordinært møte:

Styret har rett og plikt til å innkalle ved saker som krever beslutning fra generalforsamlingen.

Revisor kan kreve innkalling ved økonomiske eller regnskapsmessige uregelmessigheter som krever beboernes oppmerksomhet.

Andelseiere / eksjonseiere. Hvis minst en tiendedel krever møtet.

Hvis styret eller minst to seksjonseiere som representerer minst 10% av stemmene ber om et slikt møte.

Kravet må være skriftlig og inneholde en begrunnelse for hvorfor møtet er nødvendig.

Hvordan gjennomføres ekstraordinær generalforsamling?

Gjennomføring av ekstraordinær generalforsamling følger samme prinsipper som for ordinære møter. Det er likevel noen forskjeller – knyttet til tid og sted for møtet:

• Innkalling: Innkallingen må tydelig vise sakene som skal behandles og må sendes ut skriftlig til alle eiere med minst 3 dagers varsel. Det er kortere frist enn for ordinær generalforsamling som har frist senest en uke før møtet.

• Saksliste: Kun de sakene som er oppført i innkallingen kan behandles på møtet. Dette sikrer at beboerne er informert og forberedt på hva som skal diskuteres.

• Beslutningsdyktighet: For at beslutninger skal være gyldige, må møtet være beslutningsdyktig. Dette innebærer at et visst antall stemmeberettigede deltar, avhengig av vedtektene til borettslaget eller sameiet.
  
  På møtet velger man en møteleder som sørger for at reglene blir fulgt.

• Avstemming: Vanlige vedtak krever simpelt flertall, mens større saker som vedtektsendringer krever to tredjedels flertall.
  
  Hver eier har én stemme uansett hvor mange enheter de eier, med mindre vedtektene sier noe annet.

Fordeler med ekstraordinær generalforsamling

Kritiske saker håndteres raskt og effektivt, uten å måtte vente til ordinær generalforsamling.

Dette sikrer at viktige beslutninger tas i tide. Noe som kan være avgjørende for økonomi, vedlikeholdsprosjekter eller konfliktløsning.

I tillegg gir det beboerne en følelse av medbestemmelse og åpenhet. De får muligheten til å bli hørt og kan påvirke beslutninger som direkte påvirker bomiljøet.

Den kan også styrke kommunikasjonen mellom styret og beboerne.

Hva bør styret tenke på før innkalling?

Før innkalling må styret ha en tydelig agenda som viser sakene som skal behandles.

Det er viktig å kommunisere tydelig med beboerne og sikre at informasjonen når ut til alle i god tid.

Å følge lovpålagte frister og formelle krav er essensielt for at møtet skal være gyldig.

Styret må også sørge for at møteprotokollen føres korrekt, slik at beslutningene som fattes blir dokumentert og juridisk bindende.

Boligtall kan arrangere og gjennomføre

Boligtalls forretningsførere har lang erfaring med ekstraordinære generalforsamlinger.

Vi sørger for at prosessen er effektiv og juridisk korrekt, fra innkalling til protokollføring.

Våre digitale verktøy gjør det enkelt for beboerne å delta og stemme, enten fysisk eller digitalt, slik at alle stemmer blir hørt.